Der Malerbetrieb um die Ecke, die freiberufliche Übersetzerin, der Sportverein mit Kassenwart: Viele kleine Betriebe und Selbstständige wickeln ihre Kundenkommunikation noch über eine kostenlose Adresse bei einem großen Freemail-Anbieter ab. Das funktioniert, solange alles glattgeht. Problematisch wird es in dem Moment, in dem jemand anderes unter einem ähnlich klingenden Namen schreibt und Kunden nicht mehr unterscheiden können, welche Nachricht echt ist.
Eine professionele email mit eigener Domain ist deshalb weniger eine Frage des Images als eine Frage der Wiedererkennbarkeit. Wer unter seinem eigenen Namen im Netz auftritt, kann klar sagen, von welcher Adresse aus er schreibt, und Kunden haben einen festen Anhaltspunkt, um echte von gefälschten Nachrichten zu trennen.
Das Problem mit Absendern, die nur seriös klingen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt auf seiner Seite zu gefälschten Absenderadressen, dass sich Absender von Spam- und Phishing-Mails gern hinter seriös klingenden Adressen verstecken. Ein vertrauenerweckender Name soll die Chance erhöhen, dass Empfänger die Nachricht öffnen. Beim sogenannten Spoofing geben sich Kriminelle als Behörden, Unternehmen, Vereine oder Einzelpersonen aus, um an Daten zu kommen oder einen weiteren Angriff vorzubereiten, etwa über einen Link auf eine gefälschte Webseite.
Für einen kleinen Betrieb, der über eine Freemail-Adresse kommuniziert, ist das eine unangenehme Ausgangslage. Eine Adresse wie der Firmenname mit einem Zusatz bei einem kostenlosen Anbieter kann sich im Grunde jeder einrichten. Erhält ein Kunde dann eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung von einer Adresse, die fast genauso aussieht wie die gewohnte, fehlt ihm jeder einfache Anhaltspunkt, um den Unterschied zu erkennen.
Mit einer eigenen Domain sieht das anders aus. Die Adresse gehört zu einem Namen, den der Betrieb selbst registriert hat und der auch auf der Webseite, im Impressum und auf der Visitenkarte steht. Kunden können sich merken, dass echte Nachrichten nur von dieser Domain kommen. Zusätzlich lassen sich für eine eigene Domain technische Absenderprüfungen einrichten, mit denen empfangende Mailserver erkennen können, ob eine Nachricht tatsächlich von einem berechtigten Server dieser Domain stammt.
Das BSI nennt dabei auch einen technischen Hintergrund: Fehlerhaft eingestellte E-Mail-Server verarbeiten jede beliebige Absenderadresse, und über sie lassen sich Mails mit gefälschtem Absender verschicken. Ein korrekt eingestellter Server versendet und empfängt dagegen nur Nachrichten aus einem bestimmten Adressbereich. Wer seine geschäftliche Adresse bei einem Anbieter betreibt, sollte deshalb auch fragen, wie dieser Punkt gelöst ist.
Was die eigene Adresse nicht automatisch löst
Eine eigene Domain macht das Postfach nicht von selbst sicher. Das BSI weist darauf hin, dass sich Kriminelle auch als bekannte Einzelpersonen ausgeben. Auch bei einer eigenen Domain kann ein Angreifer eine leicht abgewandelte Adresse registrieren, bei der etwa ein Buchstabe vertauscht ist. Zudem nützt die beste Adresse wenig, wenn das Konto selbst übernommen wird, weil das Passwort schwach war oder in einem Datenleck aufgetaucht ist.
Darauf weist auch der tixio-Beitrag „Warum der Schutz der Identität so wichtig ist“ hin: Schwache Passwörter bleiben eine der größten Schwachstellen, und Phishing-Mails setzen häufig mit Fristen oder angedrohten Kontosperrungen unter Druck. Wer ein Postfach mit eigener Domain betreibt, sollte es deshalb genauso sorgfältig schützen wie das Online-Banking.
Fünf Schritte für Selbstständige und kleine Betriebe
Der Wechsel zu einer geschäftlichen Adresse lässt sich ohne großen Aufwand organisieren, wenn einige Punkte von Anfang an mitgedacht werden:
- Die Domain auf den eigenen Namen oder den des Betriebs registrieren und nicht auf den eines Bekannten, der die Webseite einmal eingerichtet hat. Wer die Domain kontrolliert, kontrolliert auch die E-Mail-Adressen.
- Für jede Person eine eigene Adresse anlegen und gemeinsame Postfächer wie info@ oder rechnung@ so einrichten, dass mehrere Personen mit eigenem Zugang darauf zugreifen, statt ein Passwort zu teilen.
- Die Anmeldung mit einem zweiten Faktor absichern, etwa über eine App auf dem Smartphone, damit ein gestohlenes Passwort allein nicht ausreicht.
- Den Anbieter oder Dienstleister bitten, die technischen Absenderprüfungen für die Domain einzurichten, damit gefälschte Mails im Namen des Betriebs leichter auffallen.
- Kunden einmal klar mitteilen, von welcher Adresse aus Rechnungen und Zahlungsinformationen verschickt werden, und dass Änderungen der Bankverbindung nie allein per E-Mail angekündigt werden.
Der letzte Punkt deckt sich mit der Empfehlung des BSI für die Empfängerseite: zweifelhaften Aufforderungen nach Daten oder Geld nicht nachzukommen und die Anfrage über einen anderen Kommunikationsweg zu prüfen. Wenn ein Betrieb seinen Kunden diesen Weg von sich aus anbietet, etwa mit einer bekannten Telefonnummer für Rückfragen, wird es für Betrüger deutlich schwerer, sich dazwischenzuschalten.
Bild: @ depositphotos.com /mc_stockphoto.hotmail.com
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