Wie sahen Büros in der Vergangenheit aus? Sie bestanden aus Schreibtischen, aber vorwiegend aus Aktenschränken, die bis zur Decke reichten. Diese Schränke und Regale waren vollgestopft mit Akten, die, wenn das Büro gut organisiert war, nach einem bestimmten System geordnet waren. Manchmal alphabetisch, manchmal auch nach Datum. Nur Eingeweihte hatten hier den Durchblick, aber diese Zeiten sind heute vorbei.
Übersichtlich und immer griffbereit
Nicht nur die Zukunft, auch die Gegenwart ist bereits digital, und das gilt ebenfalls für die Aktenflut in viele Büros. Wo früher die Akten in den Aktenschränken vor sich hin staubten, stehen heute leistungsfähige Computer und es gibt ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem. Dabei handelt es sich um eine Art Plattform, auf der ein Unternehmen alle anfallenden Dokumente einfach digital ablegen kann. Natürlich werden die Dokumente geordnet und sind jederzeit erreichbar. Durch die digitale Ablage von Dokumenten fallen zudem viele lästige Arbeitsschritte weg. Dazu gehören die Erstellung, ebenso wie die Bearbeitung, die mühsame Archivierung und vor allem die oft langwierige Suche nach bestimmten Dokumenten. Durch DMS kann jedes Unternehmen seine Unterlagen, Akten und Dokumente digital verwalten und nach Bedarf schnell darauf zugreifen.
Viele Vorteile
Werden die Unterlagen und wichtigen Dokumente eines Unternehmens oder einer Privatperson an einem zentralen Ort gespeichert, dann können sie, unabhängig von welchem Ort, jederzeit abgerufen werden, sie stehen zur Verfügung, wann immer sie gebraucht werden. Die tägliche Arbeit mit Unterlagen kann durch diese effiziente und spezielle Softwarelösung deutlich erleichtert werden. Arbeitsschritte lassen sich auf diese Weise beschleunigen und auch Prozesse, die auf den ersten Blick kompliziert sind, werden vereinfacht. Gleichzeitig werden die einzelnen Arbeitsschritte sowie die Archivierung oder die Löschung eines Dokumentes automatisiert. Der größte Vorteil besteht allerdings darin, dass nicht nur der Arbeitsaufwand deutlich verringert, sondern auch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.
Alles am richtigen Ort
Niemand muss sich dank DMS durch Berge von Papieren wühlen, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Durch die einheitliche Archivierung sowie die zentrale Ablage stellt es für die Mitarbeiter kein Problem mehr dar, alles, was wichtig ist, schnell wiederzufinden. Noch vereinfacht wird das Ganze durch die Option, dass sowohl nach dem Namen, als auch nach dem Volltext oder anhand von Metadaten gesucht werden kann. Die Dokumente werden ständig aktualisiert, auf den neusten Stand gebracht und zentral verwaltet. Wenn Änderungen in einem Dokument vorgenommen werden müssen, stellt dies kein Problem dar. Die Mehrzahl der Unternehmen legt sehr großen Wert darauf, dass sensible und personenbezogene Daten immer rechtskonform aufbewahrt werden. So etwas ist mit DMS ebenfalls kein Problem. Jedes Unternehmen kann bestimmen, wer Zugriff auf die Akten und Dokumente hat und wer nicht.
Fazit
DMS bedeutet für Unternehmen, aber auch für Kanzleien, Praxen und Privatpersonen eine enorme Einsparung an Aufwand und Energie. Alle wichtigen Dokumente sind zentral erfasst, sie sind gebündelt und überall zu jeder Zeit verfügbar. Immer wiederkehrende Aufgaben können außerdem automatisiert werden. So etwas macht die Suche nach einem bestimmten Dokument noch einfacher. Alle Prozesse, die für ein Unternehmen wichtig sind, angefangen beim Posteingang, über Rechnungen bis hin zum Antrag auf Urlaub eines Mitarbeiters, sind digital abgebildet und können jederzeit von autorisierten Kollegen eingesehen werden.
Bild: @ depositphotos.com / denisismagilov
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