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#ECM – eine #Software, die für Unternehmen unverzichtbar ist

#ECM – eine #Software, die für Unternehmen unverzichtbar ist

Die Bedeutung von ECM in Unternehmen hat in den letzten Jahren deutlich zugelegt. Die drei Buchstaben ECM stehen für Enterprise Content Management und es handelt sich dabei vereinfacht ausgedrückt um eine Software, die alle Daten und Dokumente eines Unternehmens elektronisch und digital verwaltet. Mit der Hilfe einer ECM Software können alle Arbeitsabläufe in einer Firma oder einer Verwaltung zu jeder Zeit effizient und optimal gestaltet werden und Vorgänge, die vorher zeitaufwendig und teuer waren, werden entweder komplett ersetzt oder aber minimiert. Für jedes Unternehmen ist es von größter Wichtigkeit, das Wissen langfristig zu sichern, und ECM fungiert in diesem Zusammenhang als eine Art Gedächtnis.

Welche Aspekte sprechen für die ECM Software?

Firmen und Verwaltungen, die mit der entsprechenden Software arbeiten, können sich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren. Zudem sparen sie eine Menge Ressourcen, da das System auf vielfältige Art und Weise eingesetzt werden kann:

  • Es erhöht die Auskunftsfähigkeit und die Transparenz
  • Es reduziert die Kosten, da Papierarchive nicht mehr nötig sind
  • Es beschleunigt und automatisiert alle Arbeitsabläufe
  • Es erfasst und bündelt alles, was relevant ist, auf einer einzigen Plattform

Die ECM Software verwaltet die Daten des Unternehmens, speichert sie und gibt sie nach Bedarf wieder ab, ohne dass dabei viele Arbeitsschritte und Mitarbeiter notwendig sind. Dazu kommt eine große Transparenz, denn jeder, der die entsprechenden Daten benötigt, kann sehr schnell und einfach auf die Software zugreifen und sich nach Bedarf auch mit anderen Kollegen vernetzen.

ECM spart viel Zeit ein

Die manuelle Bearbeitung von Daten gehört mit der ECM Software endgültig der Vergangenheit an, denn Dokumente jeglicher Art werden auf elektronische Weise immer effizient verwaltet und können nach Belieben bearbeitet werden. So entsteht eine Datensammlung aus intelligenten E-Akten, die einfach und schnell nach demselben Datenstamm gebündelt werden. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit in jedes Dokument Einsicht nehmen, ohne lange danach suchen zu müssen, und die Dokumente weiterleiten und sie mit anderen Kollegen teilen. Auf diese Weise wird sehr viel Zeit gespart und diese Zeit können die Mitarbeiter für andere Aufgaben sinnvoller nutzen, als ständig nach irgendwelchen Akten suchen zu müssen.

Einfach arbeiten mit Workflows

Die ECM Software kann die unterschiedlichsten Arbeitsabläufe vereinfachen und deutlich beschleunigen, auch Business- und Informationsprozesse werden in digitaler Form abgebildet und die Basis dafür bilden die digitalen Workflows. Diese Workflows sind an unterschiedlichen Prozessen beteiligt, die steuern, modellieren, überwachen und Vorgänge ständig weiterentwickeln. Die ECM Software sorgt für die perfekte Synchronisation aller Schritte im Unternehmen und auch von allen Mitarbeitern, die an den unterschiedlichen Prozessen beteiligt sind. Die ECM Software ordnet alles, vom Posteingang über das Rechnungswesen bis hin zum Qualitätsmanagement.

Unverzichtbar für die Buchhaltung

Die ECM Software kann praktisch in allen Bereichen eines Unternehmens oder einer Verwaltung zum Einsatz kommen, aber besonders effektiv ist die Software im Bereich Buchhaltung. Die Unterlagen aller Mitarbeiter werden zentral verwaltet. So kann auf einen Blick kann festgestellt werden, wer wann Urlaub hat und welcher Mitarbeiter wie viel Gehalt bekommt. Gibt es Änderungen, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter befördert wird und mehr verdient, dann kann das sofort in das System übernommen werden. Auch in der Buchhaltung bleibt jede einzelne Prozessphase immer transparent und leicht nachvollziehbar. Der Posteingang wird ebenfalls digitalisiert und übersichtlich. Die ankommenden Mails werden verwaltet und archiviert, alle Rechnungen werden je nach Priorität digital bearbeitet und dann verschickt.

Für Unternehmen mit Weitsicht

In einer modernen, digitalisierten Welt kann es sich heute kein Unternehmen mehr leisten, nicht mit einer Software wie ECM zu arbeiten. Die Konkurrenz ist groß und wer mithalten möchte, der muss unter Umständen auch sein Unternehmen neu strukturieren. Das wird mit ECM schnell und einfach möglich, denn diese Software bietet die intelligente Lösung für alles, was für ein Unternehmen oder auch für eine effektive Verwaltung notwendig ist.

Bild: © Depositphotos.com / pedro2009

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Ulrike Dietz

Ulrike Dietz ist verheiratet, Mutter von zwei Kindern und lebt im Hochsauerland. Die Journalistin und Buchautorin schreibt Artikel zu vielen verschiedenen Themen und bezeichnet sich selbst als flexibel, aufgeschlossen und wissbegierig.