Wer einen Firmenwagen fährt oder mit dem LKW unterwegs ist, muss auch ein sogenanntes Fahrtenbuch führen. Der Zweck eines Fahrtenbuchs ist es, aufzuzeichnen, welche Strecke gefahren wurde, wann der Fahrer eine Pause gemacht hat und wie lange diese dauerte. Viele Fahrtenbücher werden immer noch per Hand auf Papier geführt, das moderne Fahrtenbuch hingegen ist elektronisch. Diese Form ist beliebt, da es einfacher zu führen ist als die handschriftliche Variante.
Viele Möglichkeiten
Eine Spedition oder ein Unternehmen, die Firmenwagen nutzen, können sich zwischen mehreren Möglichkeiten des Fahrtenbuchs entscheiden. So gibt es ein elektronisches Fahrtenbuch als Hardware, beispielsweise in Form eines Steckers. Eine andere Option ist eine Box, die fest in das Fahrzeug eingebaut wird. Beliebt für das elektronische Fahrtenbuch sind zudem die entsprechenden Apps. Mithilfe dieser Apps kann das Fahrtenbuch online geführt und so jederzeit mit dem Smartphone auf den neusten Stand gebracht werden. Ganz gleich, wie das Fahrtenbuch geführt wird, wichtig ist es, dass alle Fahrten stets aufgelistet und genau dokumentiert werden.
Welchen Zweck erfüllt das Fahrtenbuch?
Jedes Fahrtenbuch bildet eine Grundlage für das Finanzamt. Anhand des Fahrtenbuchs kann beim Fiskus nachgewiesen werden, inwieweit ein Wagen aus betrieblichen Gründen genutzt wird. Wer einen Wagen aus beruflichen Gründen nutzt, kann das von der Steuer absetzen. So wird am Ende des Jahres viel Geld gespart, außerdem kann das Unternehmen von steuerlichen Vorteilen profitieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Auto für die Fahrt zu einem Kunden, zu einer Messe oder zur Weiterbildung genutzt wird. Diese Fahrten können steuerlich abgesetzt werden, jedoch nur, wenn der Fahrer ein Fahrtenbuch führt. Die Einträge werden dann bei der nächsten Steuererklärung mit eingereicht.
Das Fahrtenbuch auch für private Fahrten
Auf der anderen Seite kann ein Dienstwagen ebenfalls privat gefahren werden. Dies bedeutet aber, dass Steuern gezahlt werden müssen. Anders sieht es bei allen Freelancern, Freiberuflern, Kleinunternehmen und Selbstständigen aus. Sie erledigen viele beruflich bedingte Fahrten mit dem Privatwagen und können diese Fahrten von der Steuer absetzen, aber sie müssen ebenfalls ein Fahrtenbuch führen.
Was muss ein Fahrtenbuch enthalten?
Wird ein Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch per App geführt, dann müssen folgenden Daten zwingend enthalten sein:
- Das Datum der Abfahrt.
- Der Ort der Abfahrt.
- Das Datum der Ankunft.
- Der Ort der Ankunft.
- Der Name der Fahrerin oder des Fahrers.
- Der Kilometerstand am Beginn der Fahrt.
- Der Kilometerstand am Ende der Fahrt.
- Der Zweck der Fahrt.
Nur wenn das Fahrtenbuch diese Einträge enthält, wird das Finanzamt das auch bei der Steuer berücksichtigen. Hierzu ist ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch ideal, denn es hilft dabei, Fehler zu vermeiden und wichtige Prozesse zu automatisieren.
Fazit
Selbst wenn es ein vorgedrucktes Formular ist, ein Fahrtenbuch, was noch mit der Hand geführt wird, ist und bleibt lästiger Papierkram. Das elektronisch geführte Fahrtenbuch hingegen ist nicht nur für den Fahrer, sondern auch für das Finanzamt einfacher zu handhaben. Die Finanzämter in Deutschland akzeptieren inzwischen die elektronische Form der Dokumentation, da sie übersichtlicher ist. Zettelwirtschaft und überflüssige Notizen, die per Hand gemacht werden, gehören damit der Vergangenheit an. Lücken oder Fehler bei den Informationen, wie beispielsweise Ruhe- und Lenkzeiten, Pausenzeiten und Lieferorten sind ebenfalls kein Thema mehr.
Bild: @ depositphotos.com / belchonock
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