Musste sich früher eine Sekretärin eines Unternehmens um die Post kümmern, die Briefe öffnen und sie anschließend an die jeweiligen Abteilungen bringen, so ist dafür im digitalen Zeitalter eine spezielle Software zuständig. Sicher werden auch heute noch klassische Briefe verschickt, aber in der Regel sind es Mails, die verschickt werden. Damit geht es deutlich schneller, zudem ist es effektiver.
Ein besonderer Service
Wie die klassische Post, so müssen auch Mails, die ein Unternehmen erreichen, verwaltet werden. Je nach Größe einer Firma können es am Tag Hunderte von Mails sein und die Aufgabe, sie alle zu verwalten und richtig weiterzuleiten, nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Damit die Mails auch immer beim richtigen Adressaten landen und nicht im Spam verschwinden, gibt es Exchange Server, eine Software, die praktisch die Rolle einer guten Sekretärin übernommen hat. Die Software macht es einfach, die eingehenden Mails zu verwalten und sie an die richtigen Stellen weiterzuleiten. Spam-Mails werden dabei automatisch herausgefiltert. Dies ist jedoch noch nicht alles, was die Software kann, sie ist auch in anderen Bereichen des Büros eine große Hilfe.
Termine verwalten
Nicht jeder Mitarbeiter führt sorgfältig einen klassischen Terminkalender aus Papier. In der heutigen Zeit reicht ein Blick ins Smartphone oder in den Computer, denn die Termine werden dank der passenden Software dort verwaltet, immer auf den neusten Stand gebracht und wieder gelöscht. Die Software hat auch hier die Rolle des Verwalters und Verteilers übernommen. Jeder einzelne Mitarbeiter kann seine Termine, beispielsweise für Gespräche mit Kunden oder Fortbildungskurse und Liefertermine eintragen und wird dann rechtzeitig daran erinnert. Die Software ist so eingerichtet, dass sie nur die Termine anzeigt, die für einen Mitarbeiter gemacht wurden. Hat er etwa um 14:00 Uhr ein Kundengespräch, dann wird dieser Termin nur ihm angezeigt. Sind es hingegen besonders wichtige Liefertermine, dann werden diese Termine öffentlich angezeigt.
Sicher und immer effizient
Mit der entsprechenden Software zu arbeiten, dient nicht nur der Sicherheit eines Unternehmens, sondern auch seiner Effizienz. Die Ersten dieser nützlichen Helfer kamen bereits 2010 auf den Markt und in den vergangenen Jahren wurde das Ganze weiter entwickelt. Es kamen Überarbeitungen dazu, aber die wichtigen, grundlegenden Funktionen der Software blieben erhalten. Viele Unternehmen, die schon mit der älteren Version gute Erfahrungen gemacht haben, fragen sich heute, ob ein Umstieg auf die neuere Variante sinnvoll ist. Diese Frage lässt sich mit einem klaren Ja beantworten, denn die Sicherheit wurde im Laufe der Zeit weiter verbessert. Kein Unternehmen kann es sich leisten, wichtige Informationen und sensible Daten an die Konkurrenz zu verlieren, daher sollte eine aktuelle Version immer ein Muss sein.
Fazit
Wer den elektronischen Helfer für sein Unternehmen nutzen will, hat die Wahl zwischen zwei unterschiedlichen Versionen. Es ist daher wichtig, sich zu überlegen, welche der beiden Varianten für den eigenen Betrieb optimal geeignet ist. Geht es um die Funktionen, dann gibt es keinen Unterschied, denn beide können Mails, Termine und andere wichtige Aufgaben zuverlässig planen, organisieren und verwalten. Der Unterschied besteht in der Zahl der Datenbanken, die auf diese Weise unterstützt werden. Während die eine Version bis zu fünf Datenbanken zulässt, sind es bei der anderen bis zu 100.
Bild: @ depositphotos.com / sdecoret
- Der klassische Anzug kehrt zurück - 2. April 2024
- Warum der Schutz der Identität so wichtig ist - 2. April 2024
- Wohnen im Alter – es fehlt an passenden Wohnungen - 21. März 2024
